Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 7 octobre 2026
1. Responsable de traitement
Le responsable du traitement de vos données personnelles est la société AO Hub (ci-après « l'Éditeur »), dont le siège social est situé à __À COMPLÉTER__, SIRET __À COMPLÉTER__.
Pour toute question relative à la protection de vos données, vous pouvez nous contacter à : contact@aohub.fr.
2. Finalités et base légale
Nous collectons et traitons vos données aux fins suivantes :
- Création et gestion du compte utilisateur
Base légale : Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) - Fourniture du service (veille, analyse, génération de documents)
Base légale : Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) - Assistant IA : répondre à vos questions et préparer des actions que vous confirmez
Base légale : Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) - Pertinence des appels d'offres : noter chaque nouvel avis au regard du profil de recherche de votre organisation, pour le signaler (notifications, e-mails, tableau de bord) et le trier
Base légale : Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) - Facturation et gestion des abonnements
Base légale : Exécution du contrat et obligation légale (art. 6.1.b et 6.1.c RGPD) - Amélioration du service et analyse des usages anonymisés
Base légale : Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) - Envoi de communications relatives au service (alertes, notifications)
Base légale : Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) - Envoi de communications commerciales (newsletter, offres)
Base légale : Consentement (art. 6.1.a RGPD) — révocable à tout moment
3. Catégories de données collectées
Nous collectons les catégories de données suivantes :
- Données d'identification : nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe (haché) ;
- Données de l'organisation : raison sociale, SIRET, secteur d'activité, contacts ;
- Documents professionnels : références client, mémoires techniques passés, fiches entreprise téléchargés par l'utilisateur ;
- Données d'usage : pages visitées, fonctionnalités utilisées, dates et heures de connexion ;
- Données de facturation : plan souscrit, historique des paiements (les données bancaires sont traitées directement par Stripe) ;
- Notes de pertinence : pour chaque avis de la veille, une note automatique calculée pour votre organisation à partir de son profil de recherche (voir §4 et §8) ;
- Conversations avec l'assistant IA : vos questions, les réponses générées et les propositions d'action (voir §10) ;
- Données de correspondance : e-mails échangés avec le support.
Nous ne collectons aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD (données de santé, origines raciales ou ethniques, convictions religieuses, etc.).
4. Destinataires
Vos données sont accessibles uniquement aux membres de votre organisation au sein de la plateforme. Elles ne sont jamais vendues à des tiers.
Nous faisons appel aux sous-traitants techniques suivants. Plusieurs sont établis hors de l'Union européenne ou y traitent des données : voir le §8.
- Supabase Inc.Base de données et stockage de fichiers (région UE : Irlande)UE
- Vercel Inc.Hébergement de l'application web, et passerelle IA (Vercel AI Gateway) par laquelle transitent tous les appels aux modèles d'IA, à l'indexation et au classement des extraitsUSA — voir §8
- Stripe Inc.Traitement des paiementsUSA — voir §8
- Resend Inc.Envoi d'e-mails transactionnelsUSA — voir §8
- OpenAI (servi via Microsoft Azure par la Vercel AI Gateway)Modèle IA par défaut pour l’analyse et la génération des documents et mémoires, et modèle de l’assistant IA (reçoit des extraits de vos documents et le texte de vos conversations avec l’assistant, qui peuvent contenir des données personnelles — voir §8 et §10). Les appels sont servis par Microsoft Azure ; en cas d’indisponibilité d’Azure, la passerelle peut les adresser à OpenAI directementUSA — voir §8
- Anthropic, Google, Mistral AI (via Vercel AI Gateway)Modèles IA optionnels, choisis par l’organisation pour l’analyse et la génération (mêmes contenus que ci-dessus — voir §8)USA / France — voir §8
- Google (Gemini, via Vercel AI Gateway)Reconnaissance de texte (OCR) des pages scannées de vos documents et des pièces de consultation : les images de ces pages lui sont transmises. Il aiguille aussi les questions posées à l’assistant IA lorsque le modèle de décision « Jev » n’est pas sûr de son choix : le texte de votre message, le type de page consultée et un court extrait de l’échange précédent lui sont transmisUSA — voir §8
- TypeSafe AI, modèle « Jev » (via Vercel AI Gateway)Aiguillage des questions de l'assistant IA : un modèle de décision lit chaque message que vous envoyez à l'assistant et choisit, quand il en est sûr, l'assistant qui le traite (sinon Gemini décide) ; il reçoit le texte de votre message, le type de page consultée, l'agent et la nature du tour précédent, et un court extrait de l'échange précédent. Recherche d'appels d'offres de l'assistant IA : un modèle de décision juge quels avis répondent à votre demande. Il reçoit le texte de votre demande, la description du métier de votre organisation (profil de veille et synthèse de ce que contiennent vos documents d'entreprise : qualifications, références, méthodes ; hors composition de l'équipe) et des titres et résumés d'avis publics. Il note aussi, chaque nuit et en tâche de fond, les nouveaux avis publics de la veille pour chaque organisation qui a un profil de recherche (voir §8) : il reçoit alors la description du secteur visé (profil de recherche et synthèse de vos documents d'entreprise, hors composition de l'équipe) et des titres et résumés d'avis publics. Il est hébergé par DigitalOcean, avec un repli chez TypeSafe AIUSA — voir §8
- Voyage AI (via Vercel AI Gateway)Indexation des documents pour la recherche (des extraits de texte lui sont transmis pour être convertis en représentations numériques)USA — voir §8
- Cohere (via Vercel AI Gateway)Classement des extraits les plus pertinents (des extraits de texte et la question posée lui sont transmis)Hors UE possible — voir §8
5. Durée de conservation
- Données de compte actifDurée de la relation contractuelle
- Données après suppression du compte ou de l'organisationPurge immédiate en cascade (Storage + base de données + comptes auth)
- Données de facturation10 ans (obligation comptable)
- Logs d'accès et sécurité (activity_log)13 mois glissants
- Logs techniques (app_logs)30 jours glissants (purge quotidienne automatique)
- Logs Sentry (erreurs)Selon la politique de rétention Sentry configurée (90 jours par défaut)
- Logs Resend (e-mails transactionnels)Selon la politique de rétention Resend
- Conversations de l'assistant IA (questions, réponses)90 jours après le dernier message, puis suppression automatique
- Propositions d'action de l'assistant IA terminées (exécutées, refusées, expirées)30 jours après leur issue, puis suppression automatique
- Notes de pertinence des avis (calculées pour votre organisation)Tant que l'avis est conservé ; supprimées avec l'organisation (purge immédiate en cascade)
- Données de support3 ans après clôture du ticket
6. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
- Droit d'accèsObtenir une copie des données vous concernant.
- Droit de rectificationCorriger des données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacementDemander la suppression de vos données (sous conditions légales).
- Droit à la portabilitéRecevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine. Pour exercer ce droit, adressez votre demande à notre contact DPO — nous y répondrons dans un délai d'un mois.
- Droit d'oppositionVous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime.
- Droit à la limitationDemander la suspension temporaire d'un traitement contesté.
- Retrait du consentementRévoquer à tout moment un consentement précédemment donné.
Pour exercer vos droits, contactez-nous à contact@aohub.fr. Nous répondrons dans un délai d'un mois. En cas de difficulté, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.
8. Transferts hors Union européenne
Plusieurs de nos sous-traitants sont établis hors de l'Union européenne (États-Unis pour la plupart) ou peuvent y traiter les données qui leur sont transmises. Ces transferts doivent reposer sur l'un des mécanismes prévus au chapitre V du RGPD (décision d'adéquation, clauses contractuelles types, etc.). Les garanties applicables à chaque fournisseur restent à documenter et à faire valider par notre conseil juridique ; cette section sera complétée en conséquence.
Le traitement IA implique des transferts hors UE possibles. Tous les appels aux modèles d'IA, à l'indexation et au classement des extraits transitent par la Vercel AI Gateway, service de Vercel Inc. (société américaine), qui les route vers le fournisseur concerné. Les contenus transmis proviennent des documents et mémoires techniques téléchargés par l'utilisateur et des pièces des appels d'offres ; ils peuvent contenir des données personnelles (noms, CV, références clients, contacts professionnels). Sont concernés :
- OpenAI, via Microsoft Azure (Vercel AI Gateway)Hors UE possible
Modèle IA PAR DÉFAUT : il s'applique à toute organisation qui n'a pas choisi un autre modèle dans ses paramètres. Il reçoit les fragments de texte nécessaires à l'analyse et à la génération, ainsi que le texte de vos conversations avec l'assistant IA et les extraits de documents que l'assistant consulte pour vous répondre. Le modèle par défaut n'est donc plus hébergé par un fournisseur européen. Les appels sont servis par Microsoft Azure ; si Azure est indisponible, la passerelle peut les adresser à OpenAI directement (États-Unis).
- Anthropic, Google, Mistral AI (Vercel AI Gateway)Hors UE possible
Modèles IA optionnels, que l'organisation peut choisir à la place du modèle par défaut pour l'analyse et la génération (ce choix ne s'applique pas à l'assistant IA, qui a son propre modèle). Mistral AI est une société française, mais ses appels transitent eux aussi par la passerelle de Vercel : nous ne garantissons donc pas un traitement exclusivement dans l'Union européenne.
- Google (Gemini, Vercel AI Gateway)Hors UE possible
Reconnaissance de texte (OCR) : lorsqu’une page de document est une image sans texte exploitable, cette page est transmise à ce modèle pour en lire le contenu. Assistant IA : un modèle Gemini aiguille chaque question vers le bon assistant lorsque le modèle de décision « Jev » (voir ci-dessous) n’est pas sûr de son choix ; il reçoit le texte de votre message, le type de page consultée et un court extrait de l’échange précédent.
- TypeSafe AI, modèle « Jev » (Vercel AI Gateway)USA
Assistant IA, aiguillage : ce modèle lit chaque message que vous envoyez à l'assistant et, quand il en est sûr, choisit l'assistant qui le traite à la place de Gemini ; il reçoit le texte de votre message, le type de page consultée, l'agent et la nature du tour précédent, et un court extrait de l'échange précédent, sans identifiant technique d'organisation ni d'utilisateur. Assistant IA, recherche d'appels d'offres : un modèle de décision juge, pour chaque avis candidat, s'il répond à votre demande. Il reçoit le texte de votre demande, la description du métier de votre organisation (profil de veille et synthèse de ce que contiennent vos documents d'entreprise : qualifications, références, méthodes ; hors composition de l'équipe) et des titres et résumés d'avis publics, sans identifiant technique d'organisation ni d'utilisateur. Il intervient aussi en tâche de fond : chaque nuit, il note les nouveaux avis publics de la veille pour chaque organisation qui a un profil de recherche, sans que vous ayez posé de question ; il reçoit alors la description du secteur visé par votre organisation (profil de recherche et synthèse de ce que contiennent vos documents d'entreprise, hors composition de l'équipe) et des titres et résumés d'avis publics, toujours sans identifiant d'organisation, d'utilisateur ni d'avis. Il est hébergé par DigitalOcean (États-Unis), avec un repli chez TypeSafe AI. D'après la politique déclarée par la passerelle, il n'est pas entraîné sur ces données ; en revanche, il n'offre pas de rétention nulle : ces contenus peuvent être conservés temporairement par le fournisseur.
- Voyage AI (Vercel AI Gateway)USA
Indexation pour la recherche : des extraits de vos documents et mémoires lui sont transmis pour être convertis en représentations numériques.
- Cohere (Vercel AI Gateway)Hors UE possible
Classement des extraits retrouvés : des extraits de vos documents et la question posée lui sont transmis.
Les conditions dans lesquelles chaque fournisseur conserve ou réutilise ces contenus (notamment pour entraîner ses modèles) dépendent de ses propres conditions d'utilisation et de la configuration de notre compte ; elles sont à vérifier et seront précisées ici. Si vous ne souhaitez pas que certains documents soient transmis à ces fournisseurs, ne les téléchargez pas dans la plateforme.
Les données de la base de données (informations de compte, documents) sont stockées en Union européenne (Supabase, région Irlande). Cette localisation ne vaut que pour le stockage : elle ne s'étend pas aux traitements effectués par les fournisseurs ci-dessus sur les contenus qui leur sont transmis.
9. Hébergement et sécurité
La plateforme est hébergée chez Vercel (application) et Supabase (base de données et fichiers, région EU). Les mesures de sécurité mises en place comprennent notamment :
- Chiffrement des données en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256) ;
- Cloisonnement strict des données par organisation : chaque requête est filtrée sur l'organisation de l'utilisateur, et des politiques d'isolation sont déclarées au niveau de la base ;
- Journalisation des accès et des actions sensibles pendant 13 mois glissants ;
- Accès aux données en production restreint à un sous-ensemble minimal d'équipe.
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous nous engageons à vous notifier dans les 72 heures suivant notre prise de connaissance, conformément à l'article 33 du RGPD.
10. Assistant IA
Assistant IA, peut se tromper. L'assistant intégré à AO Hub répond à vos questions sur l'application, vos documents d'entreprise, la veille et les appels d'offres. Ses réponses sont générées automatiquement : vérifiez les informations importantes (dates, montants, exigences du dossier de consultation) dans les pièces d'origine avant de vous en servir. Il est réservé aux offres payantes.
- Données traitées : le texte de vos messages, les réponses générées et, pour répondre, des extraits de vos documents d'entreprise, des pièces de consultation ou des fiches d'appels d'offres. Ils peuvent contenir des données personnelles ;
- Visibilité : une conversation n'est visible que de son auteur. Les autres membres de l'organisation, y compris les administrateurs, n'y ont pas accès depuis l'application ;
- Conservation : 90 jours après le dernier message, puis suppression automatique. Les propositions d'action terminées (exécutées, refusées ou expirées) sont supprimées 30 jours après leur issue. Vous pouvez supprimer une conversation à tout moment depuis le panneau de l'assistant ;
- Actions : l'assistant ne modifie rien de lui-même. Toute action (ajout aux favoris, création d'une réponse, lancement d'une analyse) est proposée sous forme de carte et n'est exécutée qu'après votre clic de confirmation ; elle est alors tracée dans le journal des actions sensibles ;
- Journaux techniques : les traces d'exécution de l'assistant ne contiennent que des identifiants, des compteurs de jetons et un coût, jamais le texte de vos messages ;
- Sous-traitants : les messages et les extraits consultés sont transmis, par la Vercel AI Gateway, à OpenAI (servi via Microsoft Azure, avec un repli possible sur OpenAI en cas d’indisponibilité d’Azure) pour générer les réponses. Chaque question est d’abord examinée par un modèle de décision (« Jev », de TypeSafe AI, hébergé par DigitalOcean aux États-Unis) : il reçoit le texte de votre message, le type de page consultée, l’agent et la nature du tour précédent et un court extrait de l’échange précédent, et choisit l’assistant quand il est sûr de son choix. Sinon, un modèle de Google (Gemini) aiguille la question et reçoit les mêmes informations. Voir §4 et §8 pour les transferts hors Union européenne ;
- Recherche d'appels d'offres : l'assistant sélectionne d'abord des avis candidats dans la veille, puis un modèle de décision (« Jev », de TypeSafe AI, via la Vercel AI Gateway, hébergé par DigitalOcean aux États-Unis avec un repli chez TypeSafe AI) juge ceux qui répondent à votre demande. Il reçoit le texte de votre demande, la description du métier de votre organisation (profil de veille et synthèse de ce que contiennent vos documents d'entreprise : qualifications, références, méthodes ; hors composition de l'équipe) et des titres et résumés d'avis publics. D'après la politique déclarée par la passerelle, il n'est pas entraîné sur ces données ; il n'offre pas de rétention nulle. Si ce modèle est indisponible, la recherche se limite aux notes déjà calculées de votre organisation et, à défaut, à une recherche plein texte classée par date, sans évaluation de pertinence ;
- Crédit : chaque échange consomme du crédit IA, comme l'analyse et la génération.
Ne saisissez dans l'assistant que les informations utiles à votre demande. La suppression d'une organisation ou d'un compte supprime aussi les conversations associées.
11. Contact et DPO
À ce stade, AO Hub n'a pas l'obligation de désigner un délégué à la protection des données (DPO). Pour toute question relative à la protection de vos données, contactez directement : contact@aohub.fr.
Si votre organisation est une autorité publique ou si AO Hub venait à atteindre les seuils réglementaires imposant la désignation d'un DPO, cette section sera mise à jour en conséquence.