Centre d'aide AO Hub

Bienvenue dans l'aide d'AO Hub. Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquentes pour répondre aux marchés publics sereinement. Une question sans réponse ? Écrivez-nous, on répond vite.

Premiers pas

Comment créer mon compte et mon organisation ?

À l'inscription, vous créez votre compte et votre organisation en une étape. Vous en devenez l'administrateur. Vous pouvez ensuite inviter des collaborateurs depuis Fiche entreprise › Équipe.

Que faire juste après l'inscription ?

Trois réflexes pour démarrer du bon pied :

1. Renseignez votre profil de recherche (Profil utilisateur › Profil de recherche) : codes CPV, zones géographiques, seuils de budget.
2. Importez vos documents d'entreprise (Fiche entreprise › Documents entreprise) : références, certifications, méthodologies — ils nourrissent la rédaction IA.
3. Activez vos notifications (Profil utilisateur › Notifications) pour être prévenu des nouveaux AO pertinents (e-mail et notification dans l'application).

Comment fonctionne AO Hub en trois étapes ?

1. Veille — AO Hub surveille les appels d'offres publics (BOAMP et PLACE) et vous remonte chaque jour ceux qui correspondent à votre profil, triés par date de publication (les plus récents d'abord) ou par Pertinence.
2. Analyse — En un clic, l'IA analyse l'avis. Si vous déposez les pièces du DCE (cahier des charges), elle les lit aussi : critères, attendus, points de vigilance.
3. Rédaction — Vous générez un mémoire technique structuré, nourri par vos documents d'entreprise, que vous éditez puis exportez en DOCX ou PDF.

Pourquoi dois-je déposer le DCE moi-même ?

Un avis ne contient jamais les pièces du marché : il renvoie vers le profil acheteur de l'acheteur (PLACE, AWS-Achat, achatpublic.com, e-marchespublics, Maximilien, Mégalis…). Le téléchargement du DCE y est gratuit et sans restriction — le Code de la commande publique l'impose (art. R2132-2). Pour les marchés de l'État, le lien mène directement à la consultation sur PLACE.

Concrètement : ouvrez la fiche de l'AO, cliquez sur le lien vers l'avis d'origine, téléchargez le DCE depuis la plateforme de l'acheteur, puis déposez les fichiers dans Pièces du dossier de consultation (sur la fiche AO ou directement dans l'éditeur de la réponse). Ils sont indexés en quelques minutes et deviennent citables par l'IA.

Tant qu'aucune pièce n'est déposée, l'IA ne peut rien affirmer sur le dossier : elle rédige la structure et l'argumentaire, mais laisse des mentions « [À COMPLÉTER : …] » là où une information vous appartenant manquerait.

Veille AO

Comment configurer mon profil de recherche ?

Dans Profil utilisateur › Profil de recherche : renseignez vos codes CPV (domaines d'activité), vos zones géographiques et vos seuils de budget. Plus votre profil est précis, plus les AO remontés correspondent à votre activité.

Comment un AO est-il évalué pour mon entreprise ?

Chaque nuit, un modèle d'IA note les nouveaux avis au regard de votre profil de recherche. Cette note s'affiche en pourcentage (par exemple « 87 % »), avec un libellé à partir de 50 % (« Pertinent ») et de 80 % (« Très pertinent ») : sur la liste, sur la fiche de l'AO, sur le tableau de bord, dans les cartes de l'assistant et dans l'e-mail des nouveaux AO. La liste peut se trier par Pertinence : les avis les mieux notés d'abord, puis les avis pas encore notés par date de publication. Un avis pas encore noté (par exemple publié il y a quelques heures) indique « Pas encore évalué » : il sera noté la nuit suivante, et aucune autre note n'est calculée à sa place. Cette note est calculée pour votre organisation et ne consomme pas votre crédit IA ; c'est une aide pour trier, pas un verdict. Sur la fiche, une ou deux raisons (par exemple un code CPV ou un mot-clé de votre profil retrouvé dans l'avis) disent pourquoi il vous correspond. Quand vous analysez un AO en un clic, l'IA renvoie en plus une recommandation (go / no-go) et un score d'adéquation de 0 à 100 propre à cette analyse. Ce score n'existe qu'après avoir lancé l'analyse et ne remplace pas le pourcentage de pertinence : l'un dit si l'avis porte sur votre métier, l'autre si le marché vaut d'être tenté.

À quelle fréquence la veille est-elle mise à jour ?

L'ingestion des nouveaux avis du BOAMP et de PLACE tourne quotidiennement, et un marché publié sur les deux plateformes n'apparaît qu'une seule fois dans votre liste. Vous recevez un e-mail des nouveaux AO pertinents (et une notification dans l'application) seulement les jours où des avis dépassent le seuil de pertinence : peu de messages, mais ciblés, et aucun les jours sans avis pertinent (si activé). Ce seuil se règle dans Profil utilisateur › Notifications (« Pertinence minimale des nouveaux AO » : Large, Standard par défaut, Strict ou Très strict) : plus il est bas, plus vous recevez d'avis, pour environ 9 avis sur 10 vraiment pertinents selon nos mesures, et « Très strict » n'en laisse passer que très peu.

Pourquoi un AO n'apparaît-il pas dans ma liste ?

Ses codes CPV ou sa localisation ne correspondent pas à votre profil de recherche. Élargissez votre profil dans Profil utilisateur › Profil de recherche pour capter plus d'opportunités.

Rédaction

Comment l'IA rédige-t-elle mon mémoire technique ?

L'IA s'appuie sur le DCE de l'AO et sur vos documents d'entreprise (références, certifications, méthodologies) importés. Elle propose un plan, puis rédige chaque section. Vous gardez la main : tout est éditable.

Puis-je modifier le texte généré ?

Oui, intégralement. L'éditeur vous permet de réécrire, restructurer et ajuster chaque section. Vous pouvez aussi régénérer une section précise si elle ne vous convient pas.

Mes documents d'entreprise sont-ils utilisés pour d'autres clients ?

Non. Vos documents sont strictement cloisonnés à votre organisation (isolation stricte). Aucune donnée n'est partagée entre organisations.

Export

Comment exporter ma réponse ?

Depuis l'éditeur d'une réponse : boutons d'export DOCX et PDF.

Les formulaires Cerfa DC1 / DC2 / DC4 sont-ils disponibles ?

Oui, les trois. Depuis l'éditeur d'une réponse, le bouton Télécharger Cerfa génère les formulaires officiels de la DAJ (economie.gouv.fr), pré-remplis avec votre fiche entreprise. Le ZIP contient les .docx, un LISEZ-MOI.txt et un RECAPITULATIF-CERFA.txt qui dit, formulaire par formulaire, ce qui a été rempli et d'où vient chaque valeur, ce qu'AO Hub vous propose de confirmer, ce qui reste à compléter, et les cases que vous seul pouvez cocher. Le bouton Télécharger le dossier complet joint le même récapitulatif dans le dossier cerfa/ et en résume l'état dans le sommaire.

• DC1 (lettre de candidature) : l'acheteur, l'objet de la consultation et votre identité (dénomination, adresse, e-mail, téléphone, SIRET) sont remplis. La rubrique C (objet de la candidature) est cochée d'après les lots rattachés à votre réponse : « tous les lots », « lot(s) n° … » ou « le marché public » (vérifiez-la : c'est la seule case qu'AO Hub coche).
• DC2 (déclaration du candidat) : en plus de l'identité et de la forme juridique, l'inscription au registre (SIREN, ville du RCS), le tableau des chiffres d'affaires des trois derniers exercices et une sélection de références (3 à 5, proposée : à adapter à ce que l'acheteur demande).
• DC4 (sous-traitance) : seule la rubrique D (votre identité) est remplie. Sous-traitant, objet, prix, durée et signatures restent à compléter à la main.

Ce qu'AO Hub ne fait jamais : cocher une déclaration qui vous engage (déclaration sur l'honneur, statut MPME, assurance décennale, groupement, marché réservé), ni inventer une donnée. Tout champ inconnu porte « [À COMPLÉTER : …] ». Pour les réduire, renseignez Paramètres › Profil métier : coordonnées, représentant légal, ville du RCS et chiffres d'affaires (réservé aux administrateurs), et déposez votre Kbis et vos références dans Documents.

Assistant IA

Que sait faire l'assistant ?

L'assistant est un chat intégré à l'application, ouvert depuis un bouton dans l'interface. Il répond en français dans quatre domaines :

• Aide et compte : comment utiliser AO Hub, où trouver un réglage, votre solde de crédit, votre offre, votre équipe.
• Documents d'entreprise : ce que contiennent vos documents importés, avec des citations cliquables vers les extraits.
• Veille : rechercher des appels d'offres dans la liste, selon vos critères ou votre profil de recherche. Il ne garde que les avis qui répondent réellement à votre demande, quitte à en montrer peu ou aucun plutôt que de remplir la liste ; ce tri est automatique, vérifiez sur la fiche.
• Un appel d'offres précis : questions sur l'avis et sur les pièces du DCE déposées, et explication de la pertinence de l'avis pour votre entreprise (pourcentage et raisons tirées de votre profil).

Il s'adapte à la page où vous êtes : sur la fiche d'un AO, « cet appel d'offres » désigne celui que vous consultez.

L'assistant peut-il agir à ma place ?

Seulement avec votre accord. Il peut proposer d'ajouter ou retirer un AO de vos favoris, de créer la réponse à un AO ou de lancer son analyse. La proposition apparaît sous forme de carte, avec le coût en crédits : rien n'est fait tant que vous n'avez pas cliqué sur Confirmer. Vous pouvez aussi l'annuler. Les cartes expirent au bout d'un moment.

Qui peut l'utiliser, et que coûte-t-il ?

L'assistant est réservé aux offres payantes (Pro et Business) ; il n'est pas inclus dans l'offre Découverte ni dans l'essai gratuit. Chaque échange consomme du crédit, comme une analyse ou une génération. Il utilise son propre modèle : le choix de modèle de votre organisation ne s'y applique pas.

Peut-on se fier à ses réponses ?

L'assistant peut se tromper. Quand il s'appuie sur vos documents ou sur un DCE, il cite ses sources : vérifiez les points importants (dates, montants, exigences) dans la pièce d'origine. Sans pièce déposée, il ne peut rien affirmer sur le dossier.

Mes conversations sont-elles conservées ?

Chaque conversation n'est visible que de son auteur. Elle est supprimée automatiquement 90 jours après le dernier message (30 jours pour les propositions d'action terminées), et vous pouvez la supprimer vous-même à tout moment. Le détail figure dans notre politique de confidentialité.

Crédit & facturation

Comment fonctionne le crédit IA ?

Votre solde s'exprime en crédits. Chaque analyse et chaque génération en consomme, à proportion du travail réellement effectué par le modèle (jetons envoyés et reçus, jamais une estimation), auquel s'ajoute une marge de service : le montant décompté vaut cinq fois le coût brut du modèle. C'est ce qui finance l'hébergement, la veille quotidienne, l'indexation de vos documents et le support.

Pour vous donner un ordre de grandeur : une analyse d'appel d'offres coûte environ 3 crédits, et un mémoire technique complet une trentaine. Votre solde affiche d'ailleurs directement le nombre d'analyses et de mémoires qu'il vous reste.

Votre abonnement inclut un crédit mensuel ; vous rechargez à tout moment depuis Profil utilisateur › Abonnement & crédit IA. Le détail ligne à ligne de vos consommations y est consultable.

Quelle est la différence entre les offres ?

Découverte (gratuit) : veille et lecture des AO, 1 utilisateur. Pro (49 €/mois) : analyse et génération IA avec crédit inclus, jusqu'à 3 utilisateurs. Business (149 €/mois) : crédit étendu, jusqu'à 10 utilisateurs, modèles IA premium au choix et capitalisation des réponses gagnées.

Que se passe-t-il quand mon crédit est épuisé ?

Les fonctions d'analyse et de génération sont suspendues jusqu'au rechargement. Votre travail en cours n'est jamais perdu. L'administrateur reçoit un email d'alerte. Rechargez en quelques secondes pour reprendre.

Puis-je changer de modèle d'IA ?

Oui. Depuis Profil utilisateur › Modèle IA, l'administrateur choisit le modèle utilisé pour les analyses et les rédactions. Certains modèles premium consomment davantage de crédit. Ce choix ne s'applique pas à l'assistant IA, qui a son propre modèle.

Sécurité & RGPD

Où sont hébergées mes données ?

Votre base de données et vos fichiers sont stockés en Union européenne (Irlande). En revanche, pour l'analyse, la recherche, le tri des avis et la rédaction, des extraits de vos documents sont transmis à des fournisseurs de modèles d'IA, par l'intermédiaire de la passerelle de Vercel : ces traitements peuvent avoir lieu hors de l'Union européenne. Le détail figure dans notre politique de confidentialité.

AO Hub est conçu pour la conformité RGPD : isolation par organisation, traçabilité des accès sensibles, suppression en cascade de toutes vos données à la fermeture de votre compte.

Comment supprimer mon organisation et mes données ?

La suppression d'une organisation purge immédiatement l'ensemble de ses données (documents, réponses, AO suivis). Contactez-nous pour engager cette procédure irréversible.

Comment me désabonner des emails ?

Chaque email de notification contient un lien de désabonnement. Vous pouvez aussi régler vos préférences dans Profil utilisateur › Notifications.

Qui peut voir les données de mon organisation ?

Uniquement les membres que vous avez invités. Les rôles (administrateur / membre) déterminent les actions sensibles (facturation, choix du modèle IA, invitations).

Contact

Une question, un bug, une suggestion ? Écrivez-nous à contact@aohub.fr — nous répondons sous un jour ouvré.